Last update: 02/06/2016 13:53

Les meetings sont des gaz parfaits! Ils occupent tout l'espace qui leur est donné. Les meetings sont des virus: ils ont tendance à se multiplier et à contaminer les corps avec lesquels ils sont en contact. Les meetings s'autorépliquent. Les meetings s'autoalimentent. Les meetings s'autodégradent!

Mais ne me faites pas dire ce que je n'ai pas dit! Les meetings peuvent être utiles. Je viens seulement de vous sensibiliser à certains faits. Lesquels?

Les meetings s'autorépliquent

Les meetings engendrent des meetings. Pourquoi? Tout simplement parce que beaucoup de meetings font référence à des décisions/positions prises/exprimées lors de meetings organisés avec une audience différente: le public du meeting B n'était pas présent au meeting A de sorte que les décisions ou les recoupements d'informations requièrent un meeting C. Le meeting C, lui, va nécessiter une mise à niveau avec les meetings A et B. Le meeting C créera le meeting C' et puis le meeting C". Ensuite on organisera un meeting d'alignement D, D', D", etc.

Les meetings s'autoalimentent

Ce qui donne matière à meeting est l'information d'un autre meeting. Souvent l'information est biaisée, présentée de manière légèrement ou considérablement différente. La mémoire humaine étant ce qu'elle est, on passe son temps à expliquer que ce n'est pas exactement ce qu'on a dit, que ce n'est pas ce qu'on voulait dire, ou qu'on s'est mal exprimé. Mêmes les minutes peuvent être interprétées – et tiens, les minutes de meeting, voilà encore du travail autoalimenté par les meetings!

Les meetings sont des gaz parfaits

Donnez 2 heures à un meeting, il occupera 2 heures du temps des invités. Les meetings occupent TOUT l'espace qui leur est donné!

Les meetings sont des virus

Ils contaminent les invités qui ont tendance à organiser leur travail sur la base des meetings auxquels ils doivent se rendre. Bien plus! Les gens qui sont invités à des meetings sont de plus en plus invités à des meetings et ils en arrivent à penser que leur travail c'est … les meetings.

Les meetings s'autodégradent

À force de discuter avec des publics différents de points forgés différemment, la mémoire humaine étant ce qu'elle est, les sujets enflant sans contrôle, les meetings consécutifs (le meeting C" qui fait suite au meeting C' lui-même faisant suite au meeting C) développent un niveau d'entropie qui va croissant. Les meetings de conciliation et/ou d'alignement portent rarement leur fruit et souvent c'est une décision par poing sur la table qui siffle la fin de la récréation.

Alors? La solution, c'est quoi?

La solution c'est de réduire les meetings à leur portion congrue sans s'illusionner sur la possibilité de les éliminer tous. Choisissez correctement les meetings auxquels vous souhaitez participer et sachez discerner le moment où vous devrez en organiser. Quand vous serez vous-même aux commandes d'un meeting, soyez visuel.

No Minutes! Pictures instead!

Dans le cas où vous organisez un meeting, veillez à être le plus visuel possible. Ne vous promenez plus jamais sans vos feutres et favorisez les salles avec des tableaux effaçables. Vous devez parler de planning? Dessinez une ligne de temps sur le tableau! Disposez les échéances, les jalons, les activités directement sur la ligne de temps.

Effacez, déplacez, repositionnez autant de fois que nécessaire. À la fin de la réunion, ne vous embarrassez pas de réaliser des minutes! Sortez votre smartphone (équipé d'une petite caméra), et faites une photo! Ensuite, envoyez la photo en guise de minutes: this is the takeaway!

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